Ver­sand von E‑Mails mit Personendaten

Das Versenden von E‑Mails ist aus dem All­t­ag nicht mehr wegzu­denken. Viele E‑Mails enthal­ten Per­so­n­en­dat­en, oft auch beson­ders schützenswerte. In der Regel wer­den E‑Mails unver­schlüs­selt über­mit­telt. Bekan­nt ist aber, dass das unver­schlüs­selte Versenden ein­er E- Mail weniger sich­er ist, als das Ver­schick­en ein­er Postkarte, weil:

• Eine E‑Mail mit geringem tech­nis­chem Wis­sen abge­fan­gen, mit­ge­le­sen oder verän­dert wer­den kann;
• E‑Mails im Gegen­satz zur Postkarte auch ein­fach nach Schlüs­sel­be­grif­f­en durch­sucht wer­den können;
• Inter­net-Provider mit Sitz in der Schweiz verpflichtet sind, E‑Mails während sechs Monat­en aufzube­wahren und bei Bedarf den Behör­den bekan­nt zu

Beim Ver­sand von E‑Mails sind also die Bes­tim­mungen des Daten­schutzge­set­zes zu beacht­en. Wichtig ist dabei die Unter­schei­dung, ob es sich um “gewöhn­liche” Per­so­n­en­dat­en, beson­ders schützenswerte Per­so­n­en­dat­en oder Per­sön­lichkeit­spro­file handelt.

Der Versender ist für die daten­schutzkon­forme Bear­beitung der Per­so­n­en­dat­en ver­ant­wortlich und für die Ein­hal­tung der Daten­schutzbes­tim­mungen beweispflichtig. Es ist verpflichtet, organ­isatorische und tech­nis­che Mass­nah­men zur Sicherung der Dat­en vor Ver­lust und Entwen­dung sowie unbefugter Ken­nt­nis­nahme und unbefugtem Bear­beit­en zu tre­f­fen. Beim Ver­sand von Per­so­n­en­dat­en in sen­si­blen Bere­ichen wie das Gesund­heitswe­sen han­delt es sich in jedem Fall um beson­ders schützenswerte Per­so­n­en­dat­en, da  alleine  die  Tat­sache, dass jemand  Klientin/Patientin bzw. Klient/Patient bei der betr­e­f­fend­en Stelle ist, beson­ders schützenswert ist.

Daher gel­ten fol­gende Grund­sätze für den Ver­sand / die Nutzung von E‑Mail

• Es sollen so wenig Per­so­n­en­dat­en wie möglich ver­wen­det wer­den (Datensparsamkeit).
• Wer Dat­en bear­beit­et, ist für den geset­zes­mäs­si­gen, zweck­mäs­si­gen und ver­hält­nis­mäs­si­gen Umgang und deren kor­rek­te Weit­er­ver­ar­beitung (z.B. Zugriffs­berech­ti­gung, Aktu­al­isierung oder Löschung) verantwortlich.

Fehlleitun­gen von E‑Mails durch Irrtum stellen ein erhe­blich­es Risiko dar. Die Adressen müssen sorgfältig gewählt wer­den. Automa­tis­men bzw. „Kom­fort­funk­tio­nen“ sollen möglichst ver­mieden werden.

• Auf pri­vat­en Geräten, sollen keine beson­ders schützenswerten Per­so­n­en­dat­en oder Per­sön­lichkeit­spro­file bear­beit­et oder gespe­ichert werden.
• Nicht alles, was tech­nisch möglich ist, ist auch erlaubt.
• E‑Mails soll­ten keine Angaben über Pass­wörter, Kon­to- und/oder Kred­itkarten­num­mern oder andere Zugangs­dat­en wie z.B. Benutzeri­den­ti­fika­tio­nen enthalten.
• Es sollen keine grossen Daten­men­gen verteilt/gestreut werden.
• Nur bekan­nte Verteil­er auswählen und verwenden.

Mails an die betrof­fene Per­son sind in der Regel zuläs­sig. Erhält die Stelle eine E‑Mail von der betrof­fe­nen Per­son, darf sie von der stillschweigen­den Ein­willi­gung dieser Per­son aus­ge­hen und die Antwort eben­falls per E‑Mail erteilen. Eine Aus­nahme bilden Antworten, die beson­ders schützenswerte Per­so­n­en­dat­en, beispiel­sweise Gesund­heits­dat­en bzw. Per­sön­lichkeit­spro­file bein­hal­ten. Hier emp­fiehlt sich eine Verschlüsselung.

Als Alter­na­tiv­en zum unver­schlüs­sel­ten E‑Mail-Ver­sand von Per­so­n­en­dat­en kom­men in Frage:

• Nutzung eines ver­schlüs­sel­ten Mail­dien­stes zB. Seppmail
• Ablage auf Datenserv­er zB. Bro­ker­Web (durch entsprechen­den Link in der Nachricht).
• Ver­schlüs­selung auf Dokumentenebene

Zu beacht­en ist auch, dass die Nutzung von Social Media und Instant Mes­sag­ing zB. What­sapp oder SMS für die Über­mit­tlung von Per­so­n­en­dat­en ver­mieden wer­den muss. Ins­beson­dere für sehr sen­si­ble Dat­en ist der Post­weg zu empfehlen.