Versenden von Personendaten per E‑Mail
E‑Mails gehören heute zum Alltag. Viele enthalten Personendaten, oft auch besonders schützenswerte. In der Regel werden E‑Mails unverschlüsselt übermittelt. Unverschlüsselte Versenden einer E- Mail ist jedoch weniger sicher ist, als das Verschicken einer Postkarte, weil:
- E‑Mails mit geringem technischem Wissen abgefangen, mitgelesen oder verändert werden kann;
- E‑Mails einfach nach Schlüsselbegriffen durchsucht werden können;
- Internet-Provider mit Sitz in der Schweiz verpflichtet sind, E‑Mails während sechs Monaten aufzubewahren und bei Bedarf den Behörden bekannt zu geben.
Bestimmungen des Datenschutzgesetzes (nDSG).
Wichtig ist, ob es sich um “gewöhnliche” Personendaten, besonders schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile handelt. Der Versender ist für die datenschutzkonforme Bearbeitung der Personendaten und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verantwortlich und beweispflichtig. Er ist verpflichtet, alle Massnahmen zur Sicherung der Daten vor Verlust, Entwendung und unbefugter Kenntnisnahme oder Bearbeitung zu treffen. Beim Versand von Personendaten in sensiblen Bereichen wie dem Gesundheitswesen handelt es sich in jedem Fall um besonders schützenswerte Personendaten, da alleine die Tatsache, dass jemand Klient(in)/Patient(in) bei der betreffenden Stelle ist, besonders schützenswert ist.
Es gelten folgende Grundsätze für die Nutzung von E‑Mail
- Verwsenden Sie so wenig Personendaten wie möglich. (Datensparsamkeit).
- Der Datenbearbeiter ist für den gesetz‑, zweck- und verhältnismässigen Umgang (z.B. Zugriffsberechtigung, Aktualisierung oder Löschung) verantwortlich.
Da Fehlleitungen von E‑Mails ein erhebliches Risiko darstellen müssen Adressen sorgfältig gewählt werden. Automatismen bzw. „Komfortfunktionen“ sind möglichst zu vermeiden.
- Auf privaten Geräten, sollen keine besonders schützenswerten Personendaten oder ‑profile bearbeitet oder gespeichert werden.
- Nicht alles, was technisch möglich ist, ist auch erlaubt.
- E‑Mails sollten keine Angaben über Passwörter, Konto, Kreditkarten oder andere Zugangsdaten wie zB. Benutzeridentifikationen enthalten.
- Es sollen keine grossen Datenmengen gestreut werden.
- Nur bekannte Verteiler auswählen und verwenden.
Mails betroffene Personen sind in der Regel zulässig. Erhalten Sie eine E‑Mail von einer Person, dürfen Sie von deren stillschweigender Einwilligung und ebenfalls per E‑Mail antworten. Eine Ausnahme bilden Antworten, die besonders schützenswerte Personendaten beinhalten. Hier empfiehlt sich eine Verschlüsselung o.ä.
Alternativen zu unverschlüsselten E‑Mails
- Ablage auf Datenserver zB. BrokerWeb oder BriefButler (durch einen Link in der Nachricht).
- Verschlüsselung auf Dokumentenebene
- Nutzung eines verschlüsselten Maildienstes zB. Seppmail
Beachten Sie, dass die Nutzung von Social Media und Instant Messaging zB. Whatsapp oder SMS für die Übermittlung von Personendaten vermieden werden muss. Insbesondere für sehr sensible Daten ist der Postweg zu empfehlen.
Sicherer Austausch mit BrokerWeb
Das BrokerWeb-Kundenportal emöglicht den Austausch von Informationen, Dokumenten und Daten zwischen Broker und Kunde, so wie das vom E‑Banking bekannt ist. Die Übertragung erfolgt über eine geschützte Verbindung, die keinen Zugriff von aussen ermöglicht.
Mail-Synchronisation mit BrokerStar
Das Modul Mail-Sync in BrokerStar enthält zwei Funktionen die mit Outlook und anderen Mailprogrammen wie zB. GMail funktionieren.
Der E‑Mail-Sync erlaubt den Mail-Versand aus BrokerStar und und ebenso den Empfang. Mails sind dann im BrokerStar und im Mailprogramm gespeichert. Der Termin-Sync synchronisiert Termine, Aufgaben und Adressen aus BrokerStar ins Mailprogramm.
Postversand mit BriefButler
BriefButler ist eine Service-Software, welche Dokumente aus BrokerStar, Word und anderen Programmen ohne Ausdrucken wahlweise über ein geschütztes Portal oder per Briefpost an den Empfänger liefert. Dieser benötigt keine separate Software zur Entschlüsselung. Datenschutzkonform und günstig pro Sendung ab CHF 0.41.
