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06.01.2019 Changemanagement -

Ein Erfolgsfaktor?

 

Bei der Einführung von IT-Systemen gibt es oft Misserfolge. Bei diesen misslungenen Implementierungen kann man bei näherer Betrachtung diverse Gründe dafür verifizieren. Beispielsweise haben Fallstudien und Erfahrungsberichte einer Analyse* 10 Kategorien von Gründen ergeben, die einem Scheitern zugrunde liegen:  




  1. Die strategischen Ziele des Projektes sind nicht klar definiert. Es sind weder die Ziele, noch die Erwartungen und Ergebnisse klar festgelegt worden




  2. Das Management steht nicht hinter dem System. Die verantwortlichen Führungskräfte sehen nicht die grossen Veränderungen, die mit der Implementierung verbunden sind und/oder bringen sich nicht aktiv in das Implementierungsprojekt ein.




  3. Das Projektmanagement unterschätzt den Umfang, die Grösse und die Komplexität des Projektes:
    Es werden unrealistische Zeitpläne entwickelt und utopische Erwartungen kommuniziert. Es besteht kein Abgleich zwischen den Geschäftsanforderungen und dem ausgewählten System. Unternehmen tendieren dazu, bestehende redundante oder nicht wertschöpfende Prozesse im ERP-System abzubilden.




  4. Die Organisation steht nicht hinter den Veränderungen. Mitarbeiter zeigen eine natürliche Tendenz, am Status quo festzuhalten und sehen keine Notwendigkeit für Veränderungen. Mitarbeiter befürchten, dass das neue System ihre Arbeit erschwert, ihren Stellenwert reduziert oder sogar den Arbeitsplatz gefährdet. (mehr darüber hier).




  5. Es wird kein qualifiziertes Projektteam ausgewählt.




  6. Schlecht konzipierte und/oder ungenügende Qualifizierungsmassnahmen führen dazu, dass die Anwender nicht in der Lage sind, das System richtig zu nutzen.




  7. Es wird keine hohe Datenqualität sichergestellt. Ungenaue Daten führen dazu, dass das Vertrauen in das System verloren geht. Die Mitarbeiter ignorieren das neue System und nutzen ihre alten Systeme weiter.




  8. Nach den prozessualen und organisatorischen Veränderungen werden die Leistungskennzahlen nicht entsprechend angepasst, um sicherzustellen, dass die gewünschten Verhaltensweisen konsequent eingehalten werden.




  9. Die Einbindung vieler Standorte in die Projektarbeit ist nicht angemessen gelöst.




  10. Technische Schwierigkeiten führen zu Implementierungsproblemen. Dies kann Softwarefehler, Probleme mit Schnittstellen zu anderen Systemen oder Hardware-Probleme beinhalten.

 

 

CHANGE MANAGEMENT ZUR KONFLIKTPRÄVENTION

Wenn Sie sich eine erfolgreiche Implementierung eines neuen IT-Projekts wünschen, sollten Sie die oben genannten Punkte  berücksichtigen. Dass die Ängste der Mitarbeiter eine grosse Rolle spielen zeigen Studien: die Benutzerakzeptanz macht etwa 70 Prozent der Wertschöpfung und Rentabilität einer Software aus. Dementsprechend kommt dem Change Management eine bedeutende Stellung zu:

Als Präventionsmassnahme sollte es alle bedeutenden IT-Projekte begleiten und sicherstellen, dass die Widerstände in der Belegschaft bewältigt und Akzeptanz bei den Mitarbeitern geschaffen wird.
Schulungen für den Umgang mit der neuen Software greifen dabei zu kurz .


 

Im besten Fall setzt das Change Management lange vor der Einführung der neuen Software ein und wird von einem Projektteam koordiniert, das gemeinsam an einem Strang zieht. Es wird im Team eine Kommunikationsstrategie entwickelt, die aus verschiedenen Phasen besteht.

Zunächst wird festgelegt, welche Informationen an die Mitarbeiter vermittelt werden. Hier sollten vor allem die Fragen im Vordergrund stehen, welchen Nutzen die Einführung der neuen Software mit sich bringt und welchen konkreten Einfluss diese auf den Arbeitsalltag der Belegschaft hat. Es sollte auch aufgezeigt werden, was gleich bleibt: Dies vermittelt den Angestellten ein Gefühl der Beständigkeit und vermindert die Angst, dass plötzlich alles anders wird.

Wenn die Ziele der Kommunikationskampagne definiert sind, geht es an die weitere Planung. Zu welchem Zeitpunkt wird  welche Information auf welchem Kanal an die Mitarbeiter kommuniziert? Die Wahl der geeigneten Massnahmen ist abhängig von der Größe des Unternehmens, der vorhandenen Kommunikationspolicy und der vorliegenden Ressourcen und Kanäle.

Mögliche und geeignete Kommunikations-Massnahmen zur Vermittlung der Change Prozesse können z.B. persönliche Kommunikationswege wie ein Meeting mit der gesamten Belegschaft oder Themen-Workshops sein.  Aber auch klassische interne Kommunikationsmittel wie ein Artikel im hauseigenen Newsletter bzw. der Mitarbeiterzeitschrift oder eine detaillierte Informationsseite im unternehmenseigenen Intranet (wenn vorhanden) sind sinnvoll.

Wichtig ist aber vor allem: Die Kommunikation sollte keinesfalls einseitig sein. Mitarbeiter fühlen sich ernst genommen, wenn sie noch vor der Einführung des Projekts nach ihrer Meinung und ihren Wünschen gefragt werden. Diese können durch Umfragen oder einzelne bzw. Gruppeninterviews in Erfahrung gebracht werden.

In einem weiteren Schritt steht die rollenbasierte Schulung des Teams im Vordergrund. Wichtig ist hier, dass die Mitarbeiter individuell aufgeklärt werden und sich Zeit nehmen können, um mit den Änderungen vertraut zu werden. Je besser auf die Wünsche, Ängste und Herausforderungen der Belegschaft eingegangen wird, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Implementierung des IT-Projekts ein Erfolg wird.



Quellen: 
* Umble et al. (2003)
Change Management als strategischer Erfolgsfaktor bei ERP-Implementierungsprojekten, Oliver Kohnke
www-1v75.rz.uni-mannheim.de/Publikationen/MA%20Beitraege/05-01/2005-01_Beitrag02_Kohnke.pdf
www.smapone.com/blog/it-innovationsmanagement/details/change-management-in-der-it-widerstaende-erfolgreich-ueberwinden/

Bilder: Pixabay





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