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06.02.2018 Total Cost of Ownership

Ein klarer Blick auf das Ganze

 

Total Cost of Ownership (TCO, Gesamtkosten des Betriebs) ist ein Abrechnungsverfahren, das Unternehmen helfen soll, alle anfallenden Kosten von Investitionsgütern (wie beispielsweise Software und Hardware in der IT) zu berechnen. Die Idee dabei ist, eine Abrechnung zu erhalten, die nicht nur die Anschaffungskosten enthält, sondern alle Aspekte der späteren Nutzung (Mitarbeiter-Know How, Wartung, Betriebsunterbrüche uvm.) der einzelnen Komponenten berücksichtigt. Somit können bekannte Kostentreiber oder auch versteckte Kosten möglicherweise bereits im Vorfeld einer Investitions- entscheidung identifiziert werden. Wichtig für das weitere Verständnis der TCO ist die Unterscheidung zwischen direkten und indirekten Kosten.


Coût total de possession
Une vue d’ensemble claire


Le coût total de possession (TCO) est une procédure de décompte conçue pour aider les entreprises à calculer le coût total des biens d’équipement (tels que les logiciels et le matériel informatique). L’idée est de recevoir un décompte qui ne comprend pas seulement les coûts d’acquisition, mais prend également en compte tous les aspects de l’utilisation ultérieure (savoir-faire des collaborateurs, maintenance, interruptions d’activité, etc.) des différentes composantes. Ainsi, les facteurs de coûts connus ou les coûts masqués peuvent éventuellement être identifiés en amont d’une décision d’investissement. La distinction entre coûts directs et indirects est importante pour mieux comprendre le TCO.

 

Das TCO-Verfahren wurde 1987 durch Bill Kirwin, Research Director der Unternehmensberatung Gartner Inc., im Auftrag von Microsoft entwickelt. Die Methodik der Berechnung beruht auf der Eingabe wesentlicher Parameter in Software-Tools, welche mittlerweile von vielen Beratungsunternehmen sowie von Gartner selbst angeboten werden. Das Modell der Gartner Group und das Modell DIN EN 60300-3-3 gelten als führend. Ein neuer Ansatz auf Basis von quantitativen und qualitativen Modellbausteinen und empirischen Daten wird bei Klaus Geissdoerfer dargestellt. 

 

La procédure du TCO a été mise au point en 1987 par Bill Kirwin, directeur de recherche du cabinet de conseil en gestion Gartner Inc., pour le compte de Microsoft. La méthodologie de calcul repose sur l’introduction de paramètres essentiels dans des outils logiciels, qui sont aujourd’hui proposés par de nombreux cabinets de conseil ainsi que par Gartner lui-même. Le modèle de Gartner Group et le modèle DIN EN 60300-3-3 sont considérés comme les leaders. Klaus Geissdoerfer présente une nouvelle approche basée sur des composantes de modèles quantitatives et qualitatives et des données empiriques. 

 

TCO wird gilt als die Messgrösse für Software, wobei Investitionskosten von untergeordneter Bedeutung sind, da die gesamten Betriebs- und die indirekten Nebenkosten um ein Vielfaches höher sind. Es werden zwei Kostenarten unterschieden:


Le TCO est considéré comme la norme pour les logiciels lorsque les coûts d’investissement revêtent une importance mineure, étant donné que les coût d’exploitation totaux et les coûts accessoires indirects sont bien plus élevés. On distingue deux types de coûts:

 

Die direkten Kosten (wie Mitarbeiterkosten) werden Prozessen zugeornet, deren Kosten sich durch Umlage von Kostenstellen berechnen lassen. Diese Kosten fallen bei der Beschaffung und Betreuung von IT-Komponenten an. Vom betriebswirtschaftlichen Standpunkt aus kennzeichnen sich direkte Kosten durch ihre Budgetierbarkeit. Somit ist ein nachhaltiger Effekt dieser Kosten auf den Unternehmenserfolg grundsätzlich nachweisbar. Darunter fallen Anschaffungskosten, (Abschreibungen, Leasingraten), Kosten aus Wartungsverträgen, Kosten für IT-Infrastruktur (Netzwerke, Server), Prozesse aus dem Bereich Administration und Support, Verwaltungsaufwand (Ausarbeitung von Verträgen, Budgetplanung), Trainingsmassnahmen. 

 


Les coûts directs (tels que les coûts des collaborateurs) sont affectés aux processus dont les coûts peuvent être calculés par répartition entre centres de coûts. Ces coûts sont occasionnés lors de l’acquisition et de l’encadrement de composants informatiques. D’un point de vue de gestion, les coûts directs se caractérisent par le fait qu’ils peuvent être budgétisés. Ainsi, un effet durable de ces coûts sur le succès de l’entreprise est normalement démontrable. Il s’agit notamment des coûts d’acquisition (amortissements, versements de leasing), des coûts des contrats de maintenance, des coûts de l’infrastructure informatique (réseaux, serveurs), des processus dans le domaine de l’administration et du support, des frais administratifs (préparation des contrats, planification budgétaire), des mesures de formation. 


Indirekte Kosten
entstehen nicht aufgrund der Anschaffung sondern infolge unproduktiver Nutzung durch den Endanwender. Dabei handelt es sich immer um Prozesse, Vorgänge oder Situationen, welche Nutzer in ihrer Produktivität hemmen. Die Messbarkeit eines solchen Vorgangs ist zudem problematisch. Laut Krcmar betragen diese indirekten, nicht-budgetierten Kosten etwa 50 Prozent der Gesamtkosten. Beispiele sind Eigen-Entwicklungen , Datenmanagement, Konfiguration, Nicht-Verfügbarkeit von Systemen, Kosten für entgangene Geschäftstätigkeiten, Selbsthilfe und Gelegenheitstraining, Unterstützung eines anderen unbedarften Anwenders. Endanwenderoperationen unterscheiden sich innerhalb einer Organisation, weil jeder Mitarbeiter über unterschiedlich hohe IT-Kenntnisse verfügt.

 

Les coûts indirects ne résultent pas de l’achat, mais d’une utilisation improductive par l’utilisateur final. Il s’agit toujours de processus, d’opérations ou de situations qui entravent la productivité des utilisateurs. La mesurabilité d’un tel processus est en outre problématique. Selon Krcmar, ces coûts indirects non budgétisés représentent environ 50 % des coûts totaux. Les exemples incluent les développements internes, la gestion des données, la configuration, l’indisponibilité de systèmes, les coûts liés à des pertes d’activité, l’auto-assistance et la formation occasionnelle, le support apporté à un autre utilisateur inexpérimenté. Les opérations des utilisateurs finaux diffèrent au sein d’une organisation étant donné que chaque collaborateur dispose de niveaux d’expertise en informatique distincts.

 

Ohne die TCO-Betrachtungsweise besteht also ein geringerer Anreiz, hier zu investieren, denn nur dieser Ansatz zeigt das Potenzial für Optimierung und Kostenreduktionen. Gerade in einer volatilen Branche lohnt es sich, den Wissensstand der Mitarbeiter stets aktuell zu halten. Regelmässige Kursbesuche, bei denen neue Funktionen und aktuelle Brancheninformationen vermittelt werden, sind deswegen eine lohnende Investition, die sich auszahlen wird.


Sans l’approche du TCO, il y a donc moins d’incitation à investir dans ces secteurs, étant donné que seule cette approche met en évidence le potentiel d’optimisation et de réduction des coûts. Dans un secteur volatil, il vaut particulièrement la peine de mettre à jour en permanence les connaissances des collaborateurs. La participation régulière à des stages enseignant de nouvelles fonctions et prodiguant des informations actualisées sur le secteur constitue donc un investissement rentable.



Weitere Informationen und Literatur
Plus d'infos:


- I.A. Informatikstrategieorgan Bund (ISB) der Schweiz: PHW Hochschule Wirtschaft, Java-basierte Software für die Berechnung der TCO.

- Die offizielle Definition durch Bill Kirwin (Gartner Group) findet sich bei Gartner selbst.

- Stefanie Krämer: Total Cost of Ownership – Konzept, Anwendung und Bedeutung im Beschaffungsmanagement deutscher Industrieunternehmen. Saarbrücken 2007, ISBN 3-8364-1933-5

- Krischun, Sascha: Total Cost of Ownership: Bedeutung für das internationale Beschaffungsm. Hamburg 2010, ISBN 978-3-8366-3792-3

- Klaus Geissdoerfer: Total Cost of Ownership (TCO) und Life Cycle Costing (LCC): Einsatz und Modelle: LIT-Verlag, 2009, ISBN 3-8258-1863-2H.

- Krcmar: Informationsmanagement. 4. Auflage, Springer, Berlin et al., 2005, ISBN 3-540-23015-7; 1998, S. 182

- Die Open-Source-Software ist verfügbar bei SourceForge.net

- TCO im IT Glossary von Gartner





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